Executive Assistant (Assistant (e) Exécutif (ve)

Titre du poste : Executive Assistant (Assistant (e) Exécutif (ve)
Nombre de personne : 1
Lieu : Kinshasa
Département : Finance & Administration
Superviseur Hiérarchique : COO/ DCOP/ COP
Nature de Contrat de Travail : CDD
Date d’entrée en Fonction : A fixer

Aperçu

Kheth’Impilo-RDC (KI-DRC) est une Organisation Non Gouvernementale de droit Congolais financée par l’USAID. Elle exerce ses activités dans le Lualaba en République Démocratique du Congo. Elle a comme objectifs, de soutenir le Gouvernement de la République Démocratique du Congo dans la réalisation des objectifs de l’élargissement des services de qualité pour la prévention, mieux l’éradication du VIH/SIDA, tel que repris dans le plan stratégique National. Également, elle appui le plan stratégique National du VIH/SIDA de la RDC dans sa quête pour une génération sans SIDA dans notre ère et ce, à travers la dotation des services complets de prévention, traitement, soins et support axés sur la famille et ce, via les programmes sanitaires définis dans les centres de santé Gouvernementaux

Résumé exécutif

L’assistant (e) Exécutif/ve sera sous la supervision du Chief Operations Officer/ Deputy Chief Of Party (DCOP)/ Chief of Party (COP) et aura la responsabilité d’apporter un soutien efficace à l’admistration afin de garantir un bon fonctionnement du projet et l’exécution des programmes. Cela comprend toute assistance administrative, logistique, et de la gestion d’informations du projet, et d’autres membres du personnel technique, ainsi que la planification et la coordination des activités (réunions, système de suivi, ateliers, budgets de voyage, etc.).

Tâches et responsabilités essentielles Principales taches : 

  • Planifier des réunions, des rendez-vous et gérer l’agenda de l’équipe administrative ;
  • Appuyer efficacement les initiatives de marketing de l’organisation, de levée des fonds (fundraising) et d’accroitre la visibilité de KI-DRC
  • Recevoir les visiteurs de projet au bureau, nationaux et internationaux ;
  • Accuser réception de la correspondance et des rapports, et rédiger des versions de correspondance à signer ;
  • Maintenir et mettre à jour les listes de partenaires et autres personnes de contact, créant ainsi un network de contacts utiles à la visibilité de KI-DRC, tant sur le plan national qu’international ;
  • Développer et maintenir un système de suivi efficace pour la gestion des activités des gestionnaires de projets ;
  • Traiter et orienter la correspondance de KI-DRC ;
  • Organiser les déplacements et les séjours de tous les partenaires des projets de KI-DRC ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions organisées dans le cadre des activités de projet ;
  • Rédiger des présentations PowerPoint à soumettre aux gestionnaires de projet de KI-DRC, selon les besoins.

Gestion de projet

  • Assurer le suivi de la liquidation des avances de trésorerie et des avances de voyage accordées aux staffs du projet et des autres personnes participant aux activités ;
  • Maintenir le registre des actifs du projet ;
  • Gérer le registre des risques et suivre la mise en œuvre des recommandations ;
  • Coordonner toutes les opérations administratives du projet y compris la planification des réunions, la rédaction de lettres/rapports, la planification des réunions et la coordination des déplacements ;
  • Développer et maintenir un système de classement pour tous les documents sous forme électronique ou imprimée.
  • Effectuer toute autre tâche reliée aux activités du projet et à l’administration des projets supervisés, tel que déterminé par les Manager des Projets de KI-DRC.

Connaissances et Compétences :

  • Baccalauréat en finance, en comptabilité, en administration des affaires, en sciences de communication, ou dans d'autres domaines connexes ;
  • 5 ans d'expérience dans le domaine des finances et de la surveillance financière, des politiques et de l'administration, de communication, de gestion des clients, dans un milieu multiculturel, de préférence international ;
  • Expérience professionnelle avérée en tant qu'agent financier et administratif ou dans un poste similaire ;
  • Capacité avérée de préparer et d'administrer des budgets et de gérer les finances ;
  • Expérience avec une organisation financée par l'USAID serait idéale ;
  • Connaissance avérée des règles et réglementations de l'USAID ;
  • Excellentes compétences informatiques et logicielles dans les applications Microsoft Office, en particulier les logiciels Word, Excel et les logiciels de comptabilité, avec une capacité avérée d'apprentissage de nouveaux systèmes ;
  • Excellentes aptitudes à la communication surtout en Anglais (orale et écrite) ;
  • Excellent sens de l'organisation et capacité d'évaluer les priorités, de gérer une variété d'activités, de respecter les échéances, d’initiative personnelle dans la gestion de son portfolio et, surtout, de travailler avec un minimum de supervision ;
  • Capacité et volonté de voyager et de travailler aux niveaux local et Communautaire.

Comment postuler

Les candidat (e) s intéressé (e) s sont invité (e) s à envoyer leur CV à jour avec au moins trois personnes de référence et une lettre de motivation détaillée à [email protected] , avec pour objet Executive Assistant/ Assistant Exécutif/ Office Kinshasa, au plus tard 17/03/2022 .

Toutes les demandes présentées sans les documents suivants ne seront pas prises en considération.

 

Administration KHETH’IMPILO-DRC

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KHETH’IMPILO RDC: 400, MAMAN YEMO, INDUSTRIEL, MANIKA. KOLWEZI. LUALABA RDC
www.khethimpilo.Org

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Société : Kheth’Impilo-RDC (KI-DRC)

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