Assistant Administratif / Caissier
Titre du poste : Assistant Administratif/Caissier
Type de contrat : Contrat à durée déterminée d’une année
Lieu d’affectation : Mbuji-Mayi/Province du Kasaï Oriental
Grade : PG 7
Date d’entrée en fonction : Avril 2022
L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le poste d’Assistant Administratif/Caissier recruté au niveau national. L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la famine, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, l’IITA contribue à l’amélioration des moyens de subsistance, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, à la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre du Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole (CGIAR), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.
Pour plus d'informations sur l'IITA, veuillez visiter le site https://www.iita.org/
L’IITA lance cet avis de recrutement dans le cadre du projet de Transformation de l’Agriculture en République Démocratique du Congo dans le cadre du programme de Développement local des 145 Territoires (PDL-145T) du gouvernement.
Principales fonctions et responsabilités
Sous la supervision directe du Chef de Bureau, l’Assistant Administratif/Caissier aura à assumer les tâches ci-après :
- Programmer les réunions et les rendez-vous du Chef de Bureau ;
- Gérer l’agenda du Chef de Bureau et recevoir les visiteurs ;
- Accuser réception des correspondances adressées au Bureau ;
- Maintenir et mettre à jour la liste d’adresses pour le Bureau ;
- Traiter et orienter les courriers et les colis ou livraisons ;
- Coordonner le service courrier (DHL et autres agences), assurer le suivi des documents à envoyer à Kinshasa et les autres partenaires ;
- Gérer le magasin de la station (pour fournitures de bureau et autres stocks) ;
- Recevoir et vérifier toutes les demandes de paiement du personnel, préparer et soumettre pour approbation au besoin, créer des vouchers de paiement dans Oracle et à poster sur OSRA ;
- Préparer les paiements en espèces / par banque et faire le suivi de toutes les approbations nécessaires reçus de toutes les espèces ;
- Maintenir la petite caisse en sécurité et gérer les transactions journalières ;
- Maintenir la petite caisse de bureau et assurer le comptage quotidien des espèces, et demander le réapprovisionnement de la caisse par la banque.
- Examiner les vouchers de paiement entrants et les demandes de fonds reçues suivant les procédures ;
- Comptabiliser les relevés des chèques de paiement par banque ;
- Créer des vouchers de paiement dans Oracle pour les avances de fonds et de voyages remises au personnel et pour les paiements directs effectués aux partenaires ;
- S’assurer que tous les vouchers et vouchers traités sont estampillés « payé » pour tous les décaissements de la petite caisse et par chèques ;
- Payer les vouchers de paiement approuvés dans le système Oracle pour le Bureau du Kasaï ;
- Assurer les recouvrements des frais de bureau dans Oracle pour le Bureau du Kasaï ;
- Auditer les expenses claims du personnel dans Oracle et les payer en AP pour le bureau du Kasaï ;
- Fournir un rapport hebdomadaire de la caisse et de la banque et à la fin du mois au Chargé d’Administration ;
- Faire la mise à jour de SharePoint de l’IITA pour tous les vouchers de paiement créés ;
- Scanner les pièces justificatives et les partager dans IITA Google Drive avant d’envoyer les originaux à Kinshasa ;
- Recevoir et préparer les reçus pour tous les versements en espèces et les dépôts bancaires ;
- Tenir à jour le registre des chèques ;
- Effectuer le billetage (comptage) à la fin du mois et préparer le certificat de cash pour approbation et soumission au siège (Ibadan);
- Maintenir et gérer le classement physique et électronique de toutes les transactions (paiements et réception des fonds) de la caisse et la banque ;
- Comptabiliser tous les paiements dans OSRA et Oracle dès réception de la documentation complète pour le paiement ;
- Préparer les bons de caisse et les chèques, et assurer le suivi pour obtenir toutes les approbations nécessaires ;
- Effectuer les paiements approuvés de la caisse et par chèque et s’assurer que tous les vouchers de versement et de paiement sont estampillés « payé » ;
- Recevoir et enregistrer tous les remboursements en espèces et les dépenses du personnel de soutien.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur ou la hiérarchie.
Expérience, Education et Compétences
- Être de nationalité congolaise (RDC), avoir une formation supérieure ou universitaire en sciences commerciales et financières ou en sciences économiques (BAC+5) ou avoir un diplôme équivalent ;
- Avoir une expérience éprouvée d’au moins 3 ans dans le domaine, de préférence dans une organisation ou ONG internationale ou un projet financé par les bailleurs des fonds internationaux ;
- Avoir la capacité et l’expérience de travailler dans un environnement diversifié et multiculturel avec plusieurs nationalités ;
- Avoir de bonnes connaissances et expériences dans les systèmes comptables utilisés par les organisations internationales. La connaissance du logiciel Oracle serait un atout ;
- Avoir une connaissance approfondie des programmes bureautiques de base (MS Office, Excel) ;
- Avoir une bonne connaissance du français parlé et écrit, et un bon niveau d’anglais (parlé et écrit) ;
- Être capable de travailler avec un minimum de supervision ;
- Être non conflictuel et avoir l’esprit d’initiative ;
- Être loyal et digne de confiance ;
- Accepter le cas échéant de travailler sous pression.
Composition du dossier et dépôt des candidatures
Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation d’une page maximum, d’un CV actualisé avec trois personnes de référence (avec leurs contacts téléphoniques et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de Monsieur le Représentant Résident et envoyés en ligne à l’adresse [email protected] et copier [email protected] au plus tard le 30 mars 2022 à 16 heures. Préciser le poste de « Assistant Administratif/Caissier ».
N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures féminines sont encouragées.
Fait à Kinshasa, le 17 mars 2022
Administration
IITA-Kinshasa
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